Chargé d’accueil et de gestion administrative

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Présentation du métier

Le chargé d’accueil et administratif joue un rôle essentiel dans les activités d’accueil et administratives d’une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l’entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.

Où l'exercer ?

L’emploi s’exerce dans tous types de structures : privées, publiques, associatives, commerciales ou non, quel que soit le secteur d’activité.

Type d’emplois accessibles :

– Assistant administratif
– Secrétaire administratif
– Chargé d’accueil
– Secrétaire d’accueil

Code(s) ROME :

M1607 – Secrétariat
M1602 – Opérations administratives
M1601 – Accueil et renseignements

Prérequis

Avoir un projet professionnel cohérent, un bon sens relationnel, une adaptabilité, une autonomie dans le travail. Être mobile et véhiculé. Aimer les challenges. Capacités écrites et orales.

Profil

capacités d’adaptation, d’organisation et relationnelles
sens de l’initiative.

Objectif de la formation

Assurer les activités d’accueil d’une structure
– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Gérer des situations complexes à l’accueil
– Traiter les flux d’information internes et externes

Gérer les activités administratives d’une structure
– Prendre en charge les activités administratives courantes
– Assurer le traitement administratif des dossiers
– Traiter les réclamations courantes

Programme de la formation

Nous vous accompagnons et vous préparons aux modules de certification présentés ci-dessous :

CCP1: Assurer les activités d’accueil d’une structure

– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Gérer des situations complexes à l’accueil
– Traiter les flux d’information internes et externes

CCP2: Gérer les activités administratives d’une structure

– Prendre en charge les activités administratives courantes
– Assurer le traitement administratif des dossiers
– Traiter les réclamations courantes

Module :

Bureautique (selon les besoins) : remise à niveau et/ou perfectionnement : WORD, EXCEL, PowerPoint, Publisher
Outils numériques, sécurité des données et des informations
Sensibilisation au développement durable dans l’entreprise
Technique de recherche d’emploi

Accompagnement :

Accompagnement à la préparation du dossier professionnel
Préparation à l’examen (examen blanc – oral)

Description des modalités d’acquisition de la certification par capitalisation des blocs de compétences et/ou par correspondance :

Le titre professionnel est composé de deux blocs de compétences dénommés certificats de compétences professionnelles (CCP) qui correspondent aux activités précédemment énumérées.

Le titre professionnel peut être complété par un ou plusieurs blocs de compétences sanctionnés par des certificats complémentaires de spécialisation (CCS) précédemment mentionnés.

Le titre professionnel est accessible par capitalisation de certificats de compétences professionnelles (CCP) ou suite à un parcours de formation et conformément aux dispositions prévues dans l’arrêté du 22 décembre 2015 modifié, relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel du ministère chargé de l’emploi.

Certification

Modalités d’évaluation :

Mise en situation professionnelle : 02 h 25 min

La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d’une même structure fictive :

1ère partie : mise en situation écrite (durée 1 h 45)
À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. A partir d’une communication simple en anglais, le candidat rédige et transmet un message en français à l’attention d’un destinataire cible.

2ème partie : mise en situation orale (durée 40 minutes dont 10 minutes de préparation)
À partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis de 30 minutes pour :
– accueillir un visiteur et un collaborateur,
– traiter deux appels téléphoniques,
– rédiger des messages à partir de notes prises au cours des situations d’accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié.

Entretien technique : 00 h 10 min

Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l’accueil ».

Questionnement à partir de production(s) : 00 h 10 min

Le jury questionne le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence “Assurer le traitement administratif des dossiers”.

Entretien final : 00 h 15 min
Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel.
Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l’emploi et des comportements professionnels induits.

Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 03 h 00 min

Organisation pédagogique

ACCESSIBLE EN V.A.E, CONTRAT D’APPRENTISSAGE ET EN CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION

Coût

Formation qualifiante conventionnée par la région Occitanie dans le cadre du « Plan Régional de Formation ». Divers financements peuvent être réalisés. A partir de 4 500 € en cas de paiement individuel (exonération de TVA, article 261 du CGI).

Public

DEMANDEURS D’EMPLOI, SALARIÉS.

NOUS CONSULTER POUR ÉTUDIER VOTRE SITUATION.

Les statistiques pour cette formation ne sont pas encore connues.

Date

ENTRÉES POSSIBLES TOUTE L’ANNÉE

Nous vous invitons à télécharger le document PDF complet (CF : en haut de la page) pour disposer de toutes les informations mais vous pouvez également nous contacter par téléphone ou par mail afin que nous puissions vous informer davantage.