Secrétaire assistant
- Code RNCP: 36804
- Code ROME: 1607
- FORMA CODE: 35035
- Code NSF: 324
Présentation du métier
L’emploi de secrétaire-assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaireassistant(e) intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Le (la) secrétaire-assistant(e) contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il (elle) en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe.
Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il (elle) assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.
Il (elle) assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements. Selon l’activité de l’entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales – achats et ventes – et le suivi administratif courant du personnel.
Il (elle) apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il (elle) a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels.
Où l'exercer ?
L’emploi de secrétaire-assistant(e) s’exerce dans tous types d’entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d’activités.
Dans les grandes entreprises, l’activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.
Les types d’emplois accessibles sont les suivants :
- secrétaire
- secrétaire administratif(ve)
- secrétaire polyvalent(e)
- secrétaire généraliste
- assistant(e) administratif(ve)
- assistant(e) d’équipe
- assistant(e) d’entreprise
Prérequis
Avoir un projet professionnel cohérent, un bon sens relationnel, une adaptabilité, une autonomie dans le travail. Être mobile et véhiculé. Aimer les challenges. Capacités écrites et orales.
Profil
- capacités d’adaptation, d’organisation et relationnelles
- sens de l’initiative.
Objectif de la formation
Maîtriser les compétences nécessaires à l’exercice du métier de SECRETAIRE ASSISTANT(E) et valider un titre professionnel de niveau IV (équivalent au Baccalauréat) . Il s’agit d’un Diplôme du Ministère du Travail.
Programme de la formation
Nous vous accompagnons et vous préparons aux modules de certification présentés ci-dessous :
CCP1 / ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRÉTARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE
- Produire des documents professionnels courants.
- Rechercher et communiquer des informations.
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
- Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques.
- Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités
CCP2 / RÉALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIVERSES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE
- Assurer l’administration des achats et des ventes.
- Assurer l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants.
- Assurer le suivi administratif courant du personnel.
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques.
- Bureautique (selon les besoins) : remise à niveau et/ou perfectionnement : WORD, EXCEL, PowerPoint, Publisher
- Outils numériques, sécurité des données et des informations
- Sensibilisation au développement durable dans l’entreprise
- Technique de recherche d’emploi
- Accompagnement à la préparation du dossier professionnel
- Préparation à l’examen (examen blanc – oral)
Certification
Formation validée par un titre professionnel du ministère chargé de l’emploi, inscrit au RNCP.
| ÉPREUVES | FORME | DURÉE |
| Mise en situation professionnelle | Mise en situation écrite | 4H00 |
| Mise en situation professionnelle | Mise en situation orale (scénario téléphonique) | 20min |
| Entretien technique | 25 min | |
| Entretien final | Oral | 15min |
Le jury du titre est habilité par la DDETSPP du Tarn. Action Formation 81 est agréé centre d’examen, les épreuves se déroulent dans notre centre de formation.
Organisation pédagogique
ACCESSIBLE EN V.A.E, CONTRAT D’APPRENTISSAGE ET EN CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION
Coût
Formation qualifiante conventionnée par la région Occitanie dans le cadre du « Plan Régional de Formation ». Divers financements peuvent être réalisés. A partir de 4 500 € en cas de paiement individuel (exonération de TVA, article 261 du CGI).
Public
DEMANDEURS D’EMPLOI, SALARIÉS.
NOUS CONSULTER POUR ÉTUDIER VOTRE SITUATION.
Taux de réussite à la certification
Dernière mise à jour: 2024
Date
ENTRÉES POSSIBLES TOUTE L’ANNÉE
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